会社での数値入力で間違いが多くて上司に怒られていませんか？
大量の数字をエクセルに入力するだけの作業は、一見簡単そうに見えて実は非常に間違えやすい作業です。
誰でも出来る単純作業ゆえに、数値の打ち間違いをしてしまうと上司に怒られたり、「こんな簡単なことも出来ないのか」と信頼を一気に落とすこともあります。
私の仕事も定期的に大量の数値を打ち込む作業があり、アホみたいに間違いが多く先輩・上司にかなり激怒された経験があります。
信頼が地に落ちかけた頃、「そろそろヤバいな」と思い、様々な方法を試すことで数字の打ち間違いをアホみたいに減らすことに成功しました。
今では、「アイツは覚醒した」と信頼を取り戻すことに成功し、数値入力を積極的に任せられる存在になっています。
この記事では、そんな私が実践している数値入力の間違いを減らす方法を紹介しています。
この記事に書いてあることを実践することで、あなたの入力ミスをグッと減らすことが可能になります。
1. 数値入力で打ち間違いを減らす方法 ～入力編～
数値入力の作業は簡単なように見えて、かなり間違いが起こりやすい作業です。
実際に数字を入力している時に意識すべき間違いを減らす方法は下記の3つあります。
- 速さよりも正確性
- 今どこを入力しているのか分かるようにする
- キリの良い所で数値の確認をする
詳細に解説していきます。
①速さよりも正確性
数値入力をする量が多ければ多いほど、速く入力しようと思ってしまいます。
しかし、速く入力しようとすると打ち間違いが多くなるのが現状です。
まずは正確に数値を入力することを心がけましょう。
間違いが多い人は、1つ入力したら間違いが無いか確認してから次の数字入力に進むのがおススメです。
間違いが多い速い人よりも、間違いが少ない遅い人の方が評価されます。
②今どこを入力しているのか分かるようにする
表に書かれている数字をそのままエクセルに入力していくタイプの数値入力では、今どの行(列)を入力しているのかに気をつけましょう。
よくある間違いとして、1行(列)ずれてしまって全く違う数字を入力していることがあります。
目で見て打ち込むだけですと、よく行(列)がずれます。
私は以下の方法を使って、どこを入力しているのか迷子にならないように工夫しています。
- 定規で入力すべき行(列)を間違えない
- 左手で数字を押さえながら、右手で入力する
- 蛍光ペンで入力したところをマークしていく
数字だけが並んでいると、どれも同じように見えてきて打つべき数字を間違えやすいです。
そのため、目で見て入力するだけでなく、上記のような工夫をしながら正確に数字入力することが大切になります。
③キリの良い所でパソコン上で数値の確認をする
数値入力の途中で、正確に入力出来ているのか確認していくことが大切です。
例えば、行(列)を一つ飛ばしたまま入力し続けても意味が無いからです。
間違って入力していないか随時確認したほうが、万が一間違えていても被害が最小限に抑えることが出来ます。
以下のようにキリの良い所でパソコン上で確認するのがおススメです。
- 1ページ分入力が終わったら
- １行(列)の入力が終わったら
2.数値入力で打ち間違いを減らす方法 ～確認編～
数値入力が終わったら、あなた自身で必ず打ち間違えが無いか確認しましょう。
パソコン上だけでなく、プリントアウトして紙ベースで確認するのが確実です。
この時、間違いを見つけるコツは下記の4つあります。
- しっかり休憩をしてから確認作業を行う
- 「絶対に間違えている」という意識で確認する
- マーカーを利用して確認する
- 後輩など、第三者に確認してもらう
それぞれ詳細に解説していきます。
①しっかり休憩をしてから確認作業を行う
数値入力作業が終わった直後の疲れた状態で確認作業を行うのはおススメできません。
疲れた状態で確認しても集中力が無く、間違いを見逃すことがあるからです。
しっかりと休憩をしてから、可能であれば次の日の朝イチに確認するなど、頭が疲れていない状態で確認作業をしましょう。
②「絶対に間違えている」という意識で確認する
どんなに自信があっても、どこかしらで入力ミスがあるものです。
確認しないで上司に提出し、間違えが多すぎて怒られた経験はありませんか？
「私は絶対に間違えがある」という意識で緊張感を持って確認作業をすることが大切です。
「まあ、大丈夫だろう」という意識で確認作業をすると、結構適当になって間違いに気づかないことが多々あります。
完璧な人はいないので、「絶対に間違えている」と思いながら確認作業を進めていきましょう。
③マーカーを利用して確認する
目で見て合っているか確認するのは、間違いを見逃す可能性があります。
入力編の1-②で述べたような要領で、左手で入力元の数字を指指しながら入力先が合っていたらマーカーで数字を塗りつぶしていきましょう。
対象となる数字をしっかり見る効果があり、より確実な確認作業が出来ます。
④第三者に確認してもらう
数値入力した資料は、提出前に第三者に確認してもらうのが間違いがありません。
別の視点を持った人が確認することで、あなたが気づかなかった間違いに気づく可能性があるからです。
- 客先に提出する前に必ず上司に提出。
- 上司に提出する前に暇な後輩を見つけてチェックしてもらう
上記のように必ず第三者に確認してもらうことで、完璧な資料が出来上がります。
まとめ：間違いを減らして信頼を勝ち取ろう！！
この記事では単純な数値入力で間違いを減らす方法を紹介しています。
単純で誰でも出来ると思われがちな作業のため、間違いが多いと一気に信頼を失うことになります。
この記事に書いてある7つの方法を実践していくことで、正確な数値入力の資料が出来上がります。
以前の私は数値の入力間違えがアホみたいに多くて怒られていましたが、この方法をしてからは間違いがアホみたいに減り、怒られることは無くなりました。
また、下記のような独立したテンキーを利用すると打ち間違えが少なくなるのでおススメです。
少しの投資で打ち間違えが少なくなります。
(ノートパソコンのようにキーボードが小さいと、間違って隣の数字を打ってしまうことが多々あるからです)
