会社行事の飲み会の幹事を押し付けられて困った経験はありませんか？
この記事を見ているということは、あなたは今、幹事を任されて困っているかもしれません。
私も過去に「若手社員だから」という理由で、約40人規模の飲み会の幹事を3年ほど経験したことがあります。
この記事では、出来るだけ楽で無難に幹事を乗り切れるよう、私が意識している方法を紹介していきます。
※あくまで無難で平均点を取る方法なので、100点満点を取るための方法ではありませんので注意してください。
1. 無難に幹事を乗り越えるには例年通りが一番楽
「若手だから」、「仕事に活きてくる」などと言われて嫌々押し付けられた飲み会の幹事。
結論として、無難に平均点で幹事をこなすには例年通りが一番いい方法です。
例年通りとは、過去に行ったお店で、いつも通りのスケジュールで飲み会を開催することです。
幹事側から見て、例年通りの飲み会をするメリットは単純に楽ということです。
お店選びで悩む必要は無いし、新しい試みをする必要もありません。
目新しいことはありませんが、大きく失敗することだけはありません。
過去に行われた飲み会をマネするだけなので、イメージもしやすいし、分からないことは先輩に聞けばOKです。
①例年通りの飲み会をして文句でないの？
前回と同じ場所で飲み会をすることは、幹事からしたら結構勇気がいるかもしれません。
その理由は、「同じ場所ばかりだと色々な方から文句が来るんじゃないか？」という不安が脳裏によぎるからです。
しかし、多くの人は会社の飲み会にノリ気ではないので、ぶっちゃけ何でも良いと思っています。
また、会社の飲み会が大好きな年配の方は、残念なことに1年前の飲み会ですらどこで開催されたのか覚えてないことが多々あります。
「前回どこで忘年会やったんだっけ？」なんて会話を私はたくさん聞いたことが・・・。
結局、みんなで飲めれば何でも良いというのが飲み会大好きおじさんの本音ではないでしょうか？
そのため、前回・前々回で利用したお店で飲み会を行っても大きな問題になりません。
② 100点を狙いに行ってはいけない理由
本来なら、幹事を任されたからには100点満点の飲み会を目指すべきかもしれません。
ただ、得意でもなく嫌々幹事を押し付けられた方にとって100点満点を目指す必要はありません。
その理由は下記の2点あります。
- 幹事の仕事がより増える
- 次回も幹事をやらされる可能性がある
100点満点を目指そうと幹事の仕事を頑張ると、店選びから始まり、様々なことで余計な仕事が増えてしまいます。
また、仮に100点満点の最高の飲み会をプロデュースに成功してしまうと、最悪なことに次回以降も幹事をやらされる危険性があります。
例年通りの”いつもの”飲み会を開催し、あなたが幹事をしたという印象を残さないのが無難な選択です。
2. 幹事を無難に乗り切る6個の方法
基本的には例年通り・前回通りの飲み会なら、幹事の負担を大幅に減らすことが出来ます。
そのうえで、私が意識している平均点で無難に幹事を乗り切る方法を下記に6個紹介していきます。
- 日程は一番偉い人の都合に合わせる
-
飲み会の案内・告知は前回通りで済ます
-
お店は過去に開催された所
- 予約とお金の管理だけはちゃんとする
-
挨拶は他人任せでOK
-
ビンゴの景品はネットで適当に買う
それぞれ詳細に解説していきます。
①日程は一番偉い人の都合に合わせる
幹事が日程を決める必要がある場合は、必ず一番偉い人の都合に合わせましょう。
(一番偉い人、次に偉い人と順番に聞いていくと日程は自然と決まります)
その理由は、飲み会に参加したいのに諸事情で参加できない先輩方が文句を言ってくる場合があるからです。
私も実際に先輩から何日もキレられた経験があります。
このような場合、「○○所長の都合です」と偉い人の名前を出せば、先輩方もそれ以上は文句を言う事は出来ません。
面倒な事態を避けるために日程は一番偉い人の都合に合わせましょう。
②飲み会の案内・告知は前回通りで済ます
飲み会での案内や告知、出席表など、ありとあらゆるものは前回通りで済ませましょう。
前回の幹事の方から資料を貰い、数字や店名などの必要な部分だけ変えればOKです。
単純に楽です。
また、気合を入れて1から作ったところで誰も気にしません。
ただただ頑張り損です。
③お店は過去に開催された所
飲み会のお店は、直近で行われたお店と一緒で問題ありません。
あなたの会社で忘年会等で良く利用しているお店があればそこでOKです。
(定番なので誰も文句言いません)
これといって定番のお店が無ければ、過去に行われたお店の中から選べばOK。
例えば、忘年会で利用するお店を探している場合、1年前に利用したお店でも良いですし、「さすがにそれはな～」って時は2年前に利用したお店で十分です。
冒頭でも言いましたが、多くの人は2年前の忘年会で利用したお店のことなんて覚えていません。
(年配の方は特に)
結局は飲んで騒ぎたいだけで、お店や料理なんてどうでもいいのです。
また、幹事をする上で一番面倒なのが、今まで利用したことがないお店を一から探すことです。
かなりリサーチが必要な上に外した時のダメージが半端ないです。
私は忘年会で趣向を変えて新規のお店を探した結果、コース料理の量が少なすぎて大ブーイングという悲惨なことを経験したことがあります。
(そこからは定番のお店しか選んでいません)
過去に会社の飲み会で利用したことがあるお店なら、どういう感じか分かるので外すことはないはずです。
探す手間も省けるので、過去に開催されたお店からチョイスするのが一番無難です。
④予約とお金の管理だけはちゃんとする
幹事をする上で一番ちゃんとしないといけないのが、予約とお金の管理です。
お店の予約を失敗すると全てが終わります。
- 日付
- 人数
- キャンセルの連絡
- コース
上記のコトは何一つ間違えることは出来ません。
日付や人数を言い間違いした時は全てが終わります。
私が高校の同窓会に参加した時に、幹事が予約を間違え、せっかく集まったのに宴会をすることが出来なかった悲惨な体験をしたことがあります。
そのため、予約だけは確実にするようにしましょう。
また、お金の管理はしっかり行わないと後々面倒なことになります。
特に会社の飲み会では、会社や組合から補助が出たり、幹部社員や協力会社から金一封を頂いたりと、会費以外に様々なお金の出所があります。
前回幹事を担当された方に、「どういう風に管理をしていたのか？」1度話を聞いてみてるのが一番いいかもしれません。
また、本当に無難に幹事を乗り切りたいなら、クレジットカードで支払いするのはおススメできません。
ちょっとしたポイントに対して文句を言う人は本当に文句を言ってくるので、後々面倒なことに巻き込まれたくない場合は現金一括払い一択です。
⑤挨拶は例年通りの流れでお願いする
会社の飲み会では様々な方が挨拶をして乾杯します。
この挨拶も例年通りの流れのままで行うのが一番です。
挨拶してもらう人には事前に一言お願いしとくのが無難です。
(何も言わなくても考えてるとは思いますが)
注意したいのは、挨拶の流れを勝手に変えると、挨拶するつもりの人が挨拶出来ずに不機嫌になる場合があります。
あくまで例年通りの流れで、同じ役職の人に同じ役割の挨拶をお願いするのが一番無難です。
幹事があーだ・こーだ挨拶する必要はありません。
必要最低限の連絡事項や挨拶のための前振り(「○○所長乾杯の挨拶お願いします」など)程度です。
⑥ビンゴの景品はネットで適当に買う
あなたの会社でビンゴなどの定番のイベントがある場合は、面倒でも継続して行うべきです。
特に年配の方は定番のイベントを楽しみにしている場合が多く、あなたが面倒だからと無くしてしまうとブーイングの嵐が起きてしまいます。
ただ、景品を実店舗に買いにいくのは非常に面倒で、時間がかなりかかります。
最近ではネットで景品を買えるので、それっぽい景品を適当にそろえておくだけでOKです。
ビンゴの景品についてアレコレ文句を言う人はいないと思います。
なぜなら、景品そのものを楽しみにしている分けでは無く、ビンゴそのものを楽しんでいるからです(自分が景品をゲットできるかどうかが楽しみなだけ)。
ちなみに、ビンゴのような景品は、下記のようなサイトで自宅や昼休みから購入することが可能です。
3.まとめ
この記事では、会社の飲み会で無理やり押し付けられた幹事を無難に乗り切る方法を紹介しました。
基本的には平均点狙いで、例年通りの”いつもの”飲み会を開催すれば問題はありません。
例年通りの飲み会なら、真似をするだけでいいので面倒なことも少なくなります。
なるべく可もなく不可も無く無難に幹事を乗り切って、次回以降は後輩に幹事をゆずりましょう。
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